What is an apostille?

An “apostille” is a form to be applied to documents for use in countries that are party to the 1961 Hague Convention.  The convention is designed to rationalise procedures for the recognition and validation of legal documents executed in one signatory country and to be used in another signatory country.  The apostille certifies that the person who authenticates signatures or the copies of documents (usually a notary public) is duly empowered, and that therefore the documents subject to authentication are valid.  In the absence of this procedure the documents may need to be legalised by the governmental authorities (e.g. the local embassy or consulate) of the State where the documents are to be used and sometimes a chain of legalisations is necessary, often (but not always) a slower or less convenient process than authentication by a local notary.  The apostille attests that the person authenticating documents has the right to so pursuant to the authority of the government for the jurisdiction in which he or she resides, and, therefore, pursuant to the Convention, the authentication will be recognised by the authorities of the State where the documents are to be used.

In February 2019 Regulation (EU) 2016/1191 on promoting the free movement of citizens by simplifying the requirements for presenting certain public documents in the EU came into effect

Just like the snappy title the reguslation is a classic specimn of EU goobledydook, the reuslt of over ten eyars of negiton and compromise between member states.  The Regulation

  • aims to reduce red tape and costs for citizens when they present to the authorities of one European Union country a public document issued by the authorities of another EU country.
  • abolishes the requirement to get an apostille and attempts to simplify formalities with regard to certified copies and translations.

The abolition only applies to certain documents (but the most common).

For the time being (ie. pending “Brexit”) the Regulation applies to the UK and we have seen evidence of some (but by no means all) UK government offices getting organised following the entry into force of the Regulation.

For countries not covered by the EU regulation and for documents outside the scope of the Regulation the old rules will continue to apply.

List of countries and territories participating in the Hague Convention abolishing the requirement of legalization for foreign public documents

Antigua & Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Bahamas, Belgium, Belarus Belize, Bosnia & Herzegovina, Botswana, Croatia, Cyprus, El Salvador, Fiji, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Israel, Italy, Japan, Latvia, Lesotho, Liechtenstein, Lithuania, Luxembourg, Macedonia, Malawi, Malta, Marshall Islands, Mauritius, Mexico, Netherlands, Norway, Panama, Portugal, San Marino, Seychelles, Slovenia, Spain, South Africa, Suriname, Swaziland, Switzerland, Tonga, Turkey, United Kingdom & Northern Ireland, the U.S.A.

Anguilla, Bailiwick of Guernsey, Barbados, Bermuda, British Antarctic, British Solomon Islands, British Guyana, Cayman Islands, Dominica, Falkland Islands, Gibraltar, Gilbert & Ellis Islands (Kiribati), Grenada Hong Kong the Isle of Man, Jersey, Montserat, New Hebrides (Vanuatu), Saint Christopher & Nevis, Saint Helena, Saint Lucia, Saint Vincent, Zimbabwe, Turks & Caicos, Virgin Islands.

 French Guyana, Guadeloupe, Martinique, Reunion.

Member States: Argentina | Australia | Austria | Belarus | Belgium | Bosnia and Herzegovina | Bulgaria | China, Hong Kong Special Administrative Region only | China, Macau Special Administrative Region only | Croatia | Cyprus | Czech Republic | Estonia | Finland | The former Yugoslav Republic of Macedonia | France | Germany | Greece | Hungary | Ireland | Israel | Italy | Japan | Latvia | Lithuania | Luxembourg | Malta | Mexico | Monaco | Netherlands | New Zealand | Norway | Panama | Portugal | Romania | Russian Federation | Slovakia | Slovenia | South Africa | Spain | Suriname | Sweden | Switzerland | Turkey | United Kingdom | United States | Venezuela | Yugoslavia

Non-Member States: Andorra | Antigua and Barbuda | Armenia | Bahamas | Barbados | Belize | Botswana | Brunei Darussalam | Colombia | El Salvador | Fiji | Grenada | Kazakhstan | Lesotho | Liberia | Liechtenstein | Malawi | Marshall Islands | Mauritius | Namibia | Niue | Saint Kitts and Nevis | Saint Lucia | Saint Vincent & the Grenadines | Samoa | San Marino | Seychelles | Swaziland | Tonga | Trinidad and Tobago

http://www.hcch.net/e/status/stat12e.html

A protocol to the convention provides that documents authenticated in Austria, Denmark, Germany, France and Italy for use in another of those countries do not require an apostille where those documents are required to be used in another of those states.

 Who issues the apostille?

Normally a government department.  In the UK, the Foreign and Commonwealth Office, and in the U.S., the relevant Secretary of State’s Office (or county clerk’s office) is generally responsible for providing the apostille for documents that will be used overseas.

The web site for the UK FCO is here:

https://www.gov.uk/get-document-legalised

We can provide a full service for getting an apostille on a document if necessary.  For more details click here

What kinds of documents do you authenticate?

A wide variety of documents, including: corporate bylaws, powers of attorney, trademarks, diplomas, school transcripts, statements of marital status, articles of incorporation, corporate good standing certificates, certificates of merger, deeds, assignments of interest, sales of shares, and patent applications.

Sample apostille

 

APOSTILLE

 

(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)

 

  1. Country: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

This public document

 

  1. has been signed by . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

  1. acting in the capacity of . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

  1. bears the seal/stamp of . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

 Certified

 

  1. at . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. the . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

  1. by . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

  1. Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

  1. Seal/Stamp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

  1. Signature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

HAGUE CONFERENCE ON PRIVATE INTERNATIONAL LAW
CONFÉRENCE DE LA HAYE DE DROIT INTERNATIONAL PRIVÉ

CONVENTION ABOLISHING THE REQUIREMENT OF LEGALISATION

FOR FOREIGN PUBLIC DOCUMENTS

(Concluded October 5, 1961)

The States signatory to the present Convention,

Desiring to abolish the requirement of diplomatic or consular legalisation for foreign public documents,

Have resolved to conclude a Convention to this effect and have agreed upon the following provisions:

Article 1

The present Convention shall apply to public documents which have been executed in the territory of one Contracting State and which have to be produced in the territory of another Contracting State.

For the purposes of the present Convention, the following are deemed to be public documents:

  1. a) documents emanating from an authority or an official connected with the courts or tribunals of the State, including those emanating from a public prosecutor, a clerk of a court or a process-server (“huissier de justice”);
  2. b) administrative documents;
  3. c) notarial acts;
  4. d) official certificates which are placed on documents signed by persons in their private capacity, such as official certificates recording the registration of a document or the fact that it was in existence on a certain date and official and notarial authentications of signatures.

However, the present Convention shall not apply:

  1. a) to documents executed by diplomatic or consular agents;
  2. b) to administrative documents dealing directly with commercial or customs operations.

Article 2

Each Contracting State shall exempt from legalisation documents to which the present Convention applies and which have to be produced in its territory. For the purposes of the present Convention, legalisation means only the formality by which the diplomatic or consular agents of the country in which the document has to be produced certify the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which it bears.

Article 3

The only formality that may be required in order to certify the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which it bears, is the addition of the certificate described in Article 4, issued by the competent authority of the State from which the document emanates.

However, the formality mentioned in the preceding paragraph cannot be required when either the laws, regulations, or practice in force in the State where the document is produced or an agreement between two or more Contracting States have abolished or simplified it, or exempt the document itself from legalisation.

Article 4

The certificate referred to in the first paragraph of Article 3 shall be placed on the document itself or on an “allonge”, it shall be in the form of the model annexed to the present Convention.

It may, however, be drawn up in the official language of the authority which issues it. The standard terms appearing therein may be in a second language also. The title “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” shall be in the French language.

Article 5

The certificate shall be issued at the request of the person who has signed the document or of any bearer.

When properly filled in, it will certify the authenticity of the signature, the capacity in which the person signing the document has acted and, where appropriate, the identity of the seal or stamp which the document bears.

The signature, seal and stamp on the certificate are exempt from all certification.

Article 6

Each Contracting State shall designate by reference to their official function, the authorities who are competent to issue the certificate referred to in the first paragraph of Article 3.

It shall give notice of such designation to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands at the time it deposits its instrument of ratification or of accession or its declaration of extension. It shall also give notice of any change in the designated authorities.

Article 7

Each of the authorities designated in accordance with Article 6 shall keep a register or card index in which it shall record the certificates issued, specifying:

  1. a) the number and date of the certificate,
  2. b) the name of the person signing the public document and the capacity in which he has acted, or in the case of unsigned documents, the name of the authority which has affixed the seal or stamp.

At the request of any interested person, the authority which has issued the certificate shall verify whether the particulars in the certificate correspond with those in the register or card index.

Article 8

When a treaty, convention or agreement between two or more Contracting States contains provisions which subject the certification of a signature, seal or stamp to certain formalities, the present Convention will only override such provisions if those formalities are more rigorous than the formality referred to in Articles 3 and 4.

Article 9

Each Contracting State shall take the necessary steps to prevent the performance of legalisations by its diplomatic or consular agents in cases where the present Convention provides for exemption.

Article 10

The present Convention shall be open for signature by the States represented at the Ninth Session of the Hague Conference on Private International Law and Iceland, Ireland, Liechtenstein and Turkey.

It shall be ratified, and the instruments of ratification shall be deposited with the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.

Article 11

The present Convention shall enter into force on the sixtieth day after the deposit of the third instrument of ratification referred to in the second paragraph of Article 10.

The Convention shall enter into force for each signatory State which ratifies subsequently on the sixtieth day after the deposit of its instrument of ratification.

Article 12

Any State not referred to in Article 10 may accede to the present Convention after it has entered into force in accordance with the first paragraph of Article 11. The instrument of accession shall be deposited with the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.

Such accession shall have effect only as regards the relations between the acceding State and those Contracting States which have not raised an objection to its accession in the six months after the receipt of the notification referred to in sub-paragraph d) of Article 15. Any such objection shall be notified to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.

The Convention shall enter into force as between the acceding State and the States which have raised no objection to its accession on the sixtieth day after the expiry of the period of six months mentioned in the preceding paragraph.

Article 13

Any State may, at the time of signature, ratification or accession, declare that the present Convention shall extend to all the territories for the international relations of which it is responsible, or to one or more of them. Such a declaration shall take effect on the date of entry into force of the Convention for the State concerned.

At any time thereafter, such extensions shall be notified to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands.

When the declaration of extension is made by a State which has signed and ratified, the Convention shall enter into force for the territories concerned in accordance with Article 11. When the declaration of extension is made by a State which has acceded, the Convention shall enter into force for the territories concerned in accordance with Article 12.

Article 14

The present Convention shall remain in force for five years from the date of its entry into force in accordance with the first paragraph of Article 11, even for States which have ratified it or acceded to it subsequently.

If there has been no denunciation, the Convention shall be renewed tacitly every five years.

Any denunciation shall be notified to the Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands at least six months before the end of the five year period.

It may be limited to certain of the territories to which the Convention applies.

The denunciation will only have effect as regards the State which has notified it. The Convention shall remain in force for the other Contracting States.

Article 15

The Ministry of Foreign Affairs of the Netherlands shall give notice to the States referred to in Article 10, and to the States which have acceded in accordance with Article 12, of the following:

  1. a) the notifications referred to in the second paragraph of Article 6;
  2. b) the signatures and ratifications referred to in Article 10;
  3. c) the date on which the present Convention enters into force in accordance with the first paragraph of Article 11;
  4. d) the accessions and objections referred to in Article 12 and the date on which such accessions take effect;
  5. e) the extensions referred to in Article 13 and the date on which they take effect;
  6. f) the denunciations referred to in the third paragraph of Article 14.

In witness whereof the undersigned, being duly authorised thereto, have signed the present Convention.

Done at The Hague the 5th October 1961, in French and in English, the French text prevailing in case of divergence between the two texts, in a single copy which shall be deposited in the archives of the Government of the Netherlands, and of which a certified copy shall be sent, through the diplomatic channel, to each of the States represented at the Ninth Session of the Hague Conference on Private International Law and also to Iceland, Ireland, Liechtenstein and Turkey.

La Legalizzazione del Documento Estero

FONTI

http://www.federnotizie.org/2000/genn/tribuna.htm

L’istituto della legalizzazione delle firme precedentemente disciplinato dalla legge 3 dicembre 1942 n.1700, fu modificato dal successivo Decreto Presidenziale del 2 agosto 1957 n.678 che constava di due parti: gli articoli dal 1 al 7 concernenti la documentazione amministrativa e gli articoli dall’8 al 13 disciplinanti la legalizzazione delle firme.

Le incertezze sull’interpretazione di questa normativa, furono risolte dalla successiva legge 18 marzo 1958 n.228, applicata sia ai documenti provenienti da privati che a quelli provenienti dalla pubblica amministrazione.

A tutt’oggi la normativa vigente in tema di legalizzazione è la legge 4 gennaio 1968 n. 15 (Art.15,17,18), anche se la maggior parte degli atti è ora soggetta al regime della “Apostille” come previsto dalla Convenzione dell’Aja 5 ottobre 1961 ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n.1253.

LEGALIZZAZIONE

Normativa

La legalizzazione di firme è l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa (art. 15, 1° comma, legge 4 gennaio 1968 n. 15).
Funzione

La disciplina della legalizzazione è ispirata dall’esigenza pratica di rendere accettabile un documento da parte di soggetti diversi da coloro che lo hanno emanato.
Struttura

La legalizzazione è una dichiarazione che assicura autentica una sottoscrizione e attesta la qualifica del soggetto che l’ha apposta.
Natura giuridica

La legalizzazione ha la natura di un atto di certificazione; essa certifica solamente l’autenticità della sottoscrizione e la qualifica di chi ha sottoscritto, non certifica la validità del documento né la validità dell’atto contenuto nel documento. Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e che debbano fare stato in Italia sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero; le firme apposte dagli organi delle rappresentanze consolari e diplomatiche italiane o dai funzionari a ciò delegati non sono soggette ad ulteriore legalizzazione (arte. 17, 2° comma, legge 15/1968).

La legge si è limitata a imporre la legalizzazione di tali atti, senza disciplinare espressamente le conseguenze della mancanza di legalizzazione; dalla interpretazione letterale della legge, bisogna ritenere che la legalizzazione è un onere a carico delle parti che abbiano interesse a far valere l’atto in Italia. Questa, come già detto, non è requisito per il perfezionamento del negozio, né per la sua validità, e tantomeno per la sua intrinseca efficacia.

L’atto posto in essere all’estero da autorità estere è valido, perfetto ed efficace per l’ordinamento straniero se sono state adempiute le prescrizioni di forma e di sostanza stabilite dallo stesso ordinamento straniero: esso, però, non può essere fatto valere in Italia, cioè non ha efficacia per il nostro ordinamento finché non viene effettuata la legalizzazione. Come riconosce ormai la Cassazione, la legalizzazione nei limiti in cui è richiesta costituisce un requisito indispensabile e insostituibile per l’utilizzazione in Italia degli atti esteri, salvo nei casi in cui vi siano dei trattati, bilaterali o multilaterali, che ne prevedano l’esenzione.

La legalizzazione attribuisce all’atto effetti ex nunc, nel senso che l’atto può essere utilizzato in Italia solamente dopo che esso sia stato legalizzato.

La traduzione del documento sottoposto a legalizzazione

Agli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere nello Stato, se redatti in lingua straniera, devono essere allegati una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale (art. 17, 3° comma, legge 4 gennaio 1968 n. 15).

La traduzione ha la funzione di rendere immediatamente comprensibile il testo dell’atto straniero a chi parla la lingua italiana, evitando a chi prende visione del documento il problema della comprensione dei contenuti del medesimo; inoltre attribuisce particolari requisiti di certezza circa la rispondenza della traduzione al testo straniero.

L’art. 68 del regolamento notarile dispone che gli atti redatti in lingua straniera, ricevuti in deposito dal notaio debbano essere accompagnati dalla traduzione in lingua italiana, fatta e firmata dal notaio, se questi conosce la lingua straniera, o in caso contrario da un perito scelto dalle parti.

Secondo questo dettato legislativo, il notaio si può considerare come traduttore ufficiale, in quanto l’art. 68 del regolamento e la stessa legge notarile abilitano il notaio a tradurre testi stranieri di cui conosca la lingua. Difatti se il legislatore avesse voluto escludere la competenza del notaio, avrebbe utilizzato una formula tecnicamente meglio definita.

Inoltre, bisogna considerare che la legge ha abilitato alla qualità di traduttori i rappresentanti diplomatici o consolari all’estero, i quali offrono una garanzia di serietà, insita nella loro qualifica, che fa escludere la possibilità di una traduzione non corrispondente all’originale; peraltro, a nostro avviso, questa facoltà è stata loro assegnata proprio in forza di quanto detto dalla legge notarile e dal suo regolamento.

Ad ulteriore sostegno di questa tesi, si può osservare che il legislatore non ha mai dato la definizione di “traduttore ufficiale”, né ha mai istituito albi o ruoli dalla cui iscrizione si acquista la qualità di “traduttore ufficiale”; pertanto nell’attuale situazione di mancata definizione dei soggetti legittimati ad assumere la qualifica di “traduttore ufficiale” si deve ritenere che permangono in vigore tutte quelle norme che attribuiscono ad un soggetto la facoltà di compiere “traduzioni ufficiali”. La conclusione è in armonia con l’art. 54 della legge notarile che autorizza il notaio (ma anche i funzionari consolari in quanto facenti le veci del notaio) a ricevere atti pubblici in lingua straniera da lui conosciuta.

Ricevere in deposito o allegare all’atto un documento estero non tradotto comporta infrazione dell’art. 54 legge notarile, in quanto l’allegato costituisce parte integrante e sostanziale dell’atto notarile.

Secondo altra opinione, invece, l’omessa traduzione in lingua italiana di documenti redatti in lingua estera e allegati ad atti italiani non costituirebbe contravvenzione all’art. 54 legge notarile in quanto detta prescrizione si riferirebbe alla sola redazione dell’atto notarile, per cui, la mancata traduzione di una procura allegata non comporterebbe né la nullità dell’atto, né la sanzione della sospensione comminata dall’art. 138 n. 2 della legge notarile.
La traduzione della legalizzazione.

Secondo un orientamento giurisprudenziale della Suprema Corte, dovendo gli atti notarili essere redatti in lingua italiana, l’omessa traduzione, anche della sola formula legalizzatrice, apposta ad un documento estero allegato, e perciò formante parte integrante e inscindibile dell’atto, costituisce integrazione dell’art. 54 legge notarile. Infatti, considerato che la necessità della traduzione è imposta affinché nulla dell’atto redatto all’estero rimanga di non facile e diretta comprensione, è necessaria la traduzione della formula legalizzatrice, giacché non vi è ragione giuridica e logica per porre differenze tra uno o altro elemento dell’atto in lingua straniera. Di contro, la dottrina e la giurisprudenza di merito, ritengono che non sia necessario tradurre la formula di legalizzazione, in quanto questa costituirebbe un elemento intrinseco dell’atto.

Soggetti legittimati in Italia alla legalizzazione

La legalizzazione di firme su atti e documenti formati in Italia e da valere all’estero nonché la legalizzazione di firme su atti e documenti formati in Italia e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera ivi residente, è di competenza degli organi centrali o periferici dello Stato o di quelli da questi delegati. Attualmente l’Italia ha delegato ai sensi dell’art. 6 legge 20 dicembre 1966 n.1253 (G.U. n.26 del 30 gennaio 1967) il Procuratore della Repubblica presso il tribunale nella cui circoscrizione si è formato l’atto per la competenza in tema di atti giudiziari, stato civile e notarili, mentre per gli altri atti amministrativi (es.: la firma del sindaco) il Prefetto territorialmente competente, eccetto che per la Valle d’Aosta (Presidente della Regione) e per le provincie di Trento e Bolzano (Commissario di Governo).

Le rappresentanze consolari dello stato interessato autenticano la firma del Procuratore della Repubblica, del Prefetto, del Presidente della Regione Valle d’Aosta o del Commissario di Governo per le provincie di Trento e Bolzano.

Le firme su atti e documenti formati all’estero e da valere in Italia sono di competenza delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero.
Nella legalizzazione vanno indicati il nome ed il cognome di colui la cui firma si legalizza.

Nel caso di atti stranieri, dovrà essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da una traduzione ufficiale.

Il Pubblico Ufficiale legalizzante dovrà indicare la data ed il luogo di legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio.

Apposite convenzioni internazionali, in luogo della legalizzazione, prevedono l’apposizione della “Apostille” da parte delle competenti autorità.

APOSTILLE

La Convenzione dell’Aja

La Convenzione dell’Aja del 1961 ha svincolato gli Stati aderenti dalla necessità della legalizzazione, sostituendola con un’altra formalità chiamata “Apostille”, da apporsi sui documenti da valere fuori dallo Stato in cui sono stati formati.
Natura sostanziale dell’Apostille

Dal punto di vista sostanziale l’Apostille è un tipo di legalizzazione in quanto certifica la veridicità della firma, la qualità in cui il firmatario dell’atto ha agito e, se del caso, l’autenticità del sigillo o timbro di cui l’atto è munito (art. 3 della Convenzione).

Da un punto di vista formale, invece, con l’Apostille si è voluto semplificare la procedura di legalizzazione, unificandone la formula e stabilendo che il documento munito dell’Apostille, può essere immediatamente recepito nel territorio di tutti gli Stati della Convenzione senza bisogno di un’altra legalizzazione.

Per semplificare ulteriormente l’intelligibilità della formula legalizzatrice, la Convenzione ne ha fissato lingua, forma e contenuto. L’Apostille può essere redatta o nella lingua francese (lingua della Convenzione) o nella lingua ufficiale dell’autorità che l’ha rilasciata; in ogni caso l’intitolazione della legalizzazione deve essere sempre espressa nella forma francese di “Apostille” (art. 4).Inoltre il contenuto dell’Apostille deve essere esattamente conforme al modello allegato alla Convenzione (art. 4); e si noti che la Convenzione non si è limitata a prescrivere ciò che la formula deve contenere, ma si è spinta a standardizzare la stessa struttura fisica dell’Apostille, ponendo una numerazione progressiva delle righe di cui si compone e stabilendo quali parole devono essere riportate su ciascuna riga.

Proprio il fatto che la lingua, il contenuto e la struttura dell’Apostille trovano compiuta disciplina legislativa, porta a concludere agevolmente che, se pure si volesse dubitare che occorra la traduzione della legalizzazione, la necessità della traduzione dell’Apostille è sicuramente da escludere. Si potrebbe obiettare che il cittadino dello Stato in cui l’atto deve essere utilizzato ha il diritto di conoscere se il contenuto dell’Apostille sia conforme al testo di legge, soprattutto se è scritto in caratteri diversi (quali, ad esempio, il greco o il giapponese, Stati che hanno ratificato la Convenzione). E’ agevole ribattere che la formula deve iniziare col titolo “Apostille”, il quale deve essere necessariamente scritto in francese, per cui ognuno è immediatamente posto a conoscenza di quale tipo di legalizzazione è stato adottato, proprio perché ogni riga di cui si compone l’Apostille deve essere numerata e vi devono essere riportate le parole indicate dalla Convenzione: il che rende di facile e immediata comprensione il contenuto della stessa, indipendentemente dalla lingua e dai caratteri usati.

Tutto ciò porta ad escludere con assoluta certezza la necessità di traduzione dell’Apostille apposta ad un documento da valere in Italia.

ESENZIONE DA LEGALIZZAZIONE E DA APOSTILLE

E’ prevista dalle Convenzioni di seguito elencate e riguarda i Paesi e gli atti per ciascuna di esse indicati:

Convenzioni bilaterali valide per tutti gli atti notarili

  1. A) Convenzione 30 giugno 1975
    ratificata con la legge 2 maggio 1977, n. 342 (art. 14) Paese: Austria. Atti: “Gli atti pubblici formati da (rectius: in) uno dei due Stati da… un Notaio e che siano provvisti del sigillo d’ufficio, hanno nell’altro Stato il medesimo valore, quanto alla loro autenticità, degli atti pubblici formati in tale Stato, senza necessità di alcuna legalizzazione o formalità analoga. Analogamente, gli atti privati redatti in uno dei due Stati e la cui autenticità sia attestata da… un Notaio di tale Stato, non hanno bisogno nell’altro Stato di alcuna legalizzazione o formalità analoga”.
  2. B) Convenzione 6 aprile 1922

ratificata con la legge 19 luglio 1924, n. 1559 (artt. 19-20) Paese: Cecoslovacchia. Atti: “Gli atti pubblici che siano stati redatti sul territorio di una delle Alte Parti Contraenti dalla competente autorità pubblica e siano provvisti del sigillo d’ufficio, hanno sul territorio dell’altra Parte il medesimo valore, quanto alla loro autenticità, degli atti pubblici redatti nel territorio di questa, senza necessità di legalizzazione…” La legalizzazione… non è richiesta per gli atti privati… autenticati… da un Notaio pubblico”.

  1. C) Convenzione 12 gennaio 1955

ratificata con la legge 19 febbraio 1957, n. 155 (art. 23) Paese: Francia. Atti: tutti gli atti notarili.

  1. D) Convenzione 3 dicembre 1960

ratificata con legge 12 agosto 1962, n. 1368 (art. 20) Paese: Jugoslavia. Atti: tutti gli atti notarili.

  1. E) Convenzione 7 giugno 1969,

ratificata con legge 12 aprile 1973, n. 176 (art. 1, co. 1 e 3) Paese: Repubblica Federale Tedesca. Atti: “Gli atti e documenti pubblici rilasciati in uno degli Stati contraenti e muniti del sigillo… possono essere usati nell’altro Stato contraente senza necessità di alcuna legalizzazione… Atti e documenti pubblici sono considerati…gli atti e documenti notarili. L’autenticazione apposta su una scrittura privata … da un Notaio … non ha bisogno di alcuna legalizzazione diplomatica”.
Convenzione multilaterale valida per qualsiasi atto notarile

Convenzione di Bruxelles

del 25 maggio 1987 relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri della Comunità Europea (legge 24 aprile 1990, n. 106).La Convenzione entrerà in vigore 90 giorni dopo la data del deposito degli strumenti di ratifica, di accettazione, o di approvazione, da parte di tutti gli Stati membri della Comunità Europea; ciascuno Stato può tuttavia, al momento del deposito del proprio strumento di ratifica, di accettazione o di approvazione, o in ogni altro momento successivo fino alla sua entrata in vigore, dichiarare che l’accordo è applicabile nei suoi confronti nelle sue relazioni con gli Stati che avranno fatto la medesima dichiarazione, 90 giorni dopo la data del deposito. Nel caso di fondati dubbi sul documento straniero, possono essere richieste informazioni all’autorità centrale all’uopo designata dallo Stato di provenienza. Questa Convenzione è per ora in vigore soltanto fra Italia, Danimarca e Francia, unici Stati ad avere effettuato la dichiarazione di immediata esecuzione.
Convenzione multilaterale valida per taluni atti notarili

Convenzione di Atene

del 15 settembre 1977 sulla dispensa da legalizzazione per taluni atti e documenti (legge 25 maggio 1981, n. 386).Concerne gli atti e documenti riguardanti lo stato civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la loro nazionalità, il loro domicilio o la loro residenza, qualunque sia l’uso al quale sono destinati nonché tutti gli altri atti e documenti che vengono prodotti per la celebrazione di un matrimonio o per la formazione di un atto di stato civile; il suo interesse per il Notariato è limitato agli atti notarili concernenti la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, quali il riconoscimento del figlio naturale; è invece controversa la sua applicazione alle convenzioni matrimoniali. E’ in vigore per i seguenti paesi: Lussemburgo, Francia, Olanda, Portogallo, Spagna, Turchia e Austria.
Convenzione di Washington

del 16 ottobre 1973, ratificata dall’Italia con legge 29 novembre 1990, n. 387, che istituisce una legge uniforme sulla forma del c.d. “testamento internazionale”. Dispone all’art. 6 che le firme del testatore, della persona abilitata e dei testimoni, sia sul testamento internazionale che sull’attestato, sono dispensate da ogni legalizzazione; tuttavia le autorità competenti di ogni Paese contraente possono, se del caso, accertarsi dell’autenticità della firma della persona abilitata. In vigore per l’Italia dal 16 novembre 1991 (vedi G.U. n. 171 del 23 luglio 1991).
Convenzione dell’Aia

del 5 ottobre 1961, ratificata con la legge 20 dicembre 1966, n. 1253. Allorquando non vi sia un trattamento di esenzione secondo le convenzioni sopra riportate, si applica la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n. 1253, che ha sostituito la legalizzazione con la formula della “Apostille”. In questo caso non vi è, come nella legalizzazione, l’intervento dell’Autorità consolare straniera dopo quello dell’autorità nazionale, ma soltanto l’intervento di quest’ultima, che appone la Apostille. Nel nostro Paese l’Apostille viene apposta, per gli atti notarili, giudiziari e dello stato civile dai Procuratori della Repubblica presso i tribunali nella cui giurisdizione gli atti medesimi sono formati. Per gli altri atti amministrativi (es. la firma del Sindaco) il Prefetto territorialmente competente, eccetto che per la Valle d’Aosta (Presidente della Regione) e per le provincie di Trento e Bolzano (Commissario di Governo).

Gli Stati tra quali è in vigore tale Convenzione sono: Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Bahamas, Barbados, Belgio, Belize, Bielorussia, Bosnia Erzegovina, Botswana, Brunei, Darussalam, Cipro, Croazia, El Salvador, Federazione Russa, Figi, Finlandia, Francia (comprende tutti i territori della repubblica Francese e, in accordo con la Gran Bretagna, le Nuove Ebridi), Germania, Giappone, Grecia, Hong Kong (in dubbio dopo l’unione con la Repubblica Popolare Cinese), Irlanda, Israele, Italia, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Norvegia, Panama, Portogallo (comprende tutti i territori della Repubblica del Portogallo), Regno dei Paesi Bassi (che comprende i seguenti territori: Antille Olandesi, Aruba), Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord (UK) (comprende i seguenti territori: , Repubblica Federativa Jugoslava, Spagna, Seychelles, Souaziland, Stati Uniti d’America, Suriname, Svizzera, isole Tonga, Turchia, Ungheria.

Per quanto concerne il problema, che talvolta si presenta, di un atto che pur provenendo da uno Stato contraente della Convenzione dell’Aia del 1961 è provvisto di legalizzazione e non di “Apostille”, si ritiene che, essendo la legalizzazione “un majus rispetto all’Apostille” la assorba e la sostituisca.

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