What is an apostille?

La Legalizzazione del Documento Estero

FONTI

http://www.federnotizie.org/2000/genn/tribuna.htm

L’istituto della legalizzazione delle firme precedentemente disciplinato dalla legge 3 dicembre 1942 n.1700, fu modificato dal successivo Decreto Presidenziale del 2 agosto 1957 n.678 che constava di due parti: gli articoli dal 1 al 7 concernenti la documentazione amministrativa e gli articoli dall’8 al 13 disciplinanti la legalizzazione delle firme.

Le incertezze sull’interpretazione di questa normativa, furono risolte dalla successiva legge 18 marzo 1958 n.228, applicata sia ai documenti provenienti da privati che a quelli provenienti dalla pubblica amministrazione.

A tutt’oggi la normativa vigente in tema di legalizzazione è la legge 4 gennaio 1968 n. 15 (Art.15,17,18), anche se la maggior parte degli atti è ora soggetta al regime della “Apostille” come previsto dalla Convenzione dell’Aja 5 ottobre 1961 ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n.1253.

LEGALIZZAZIONE

Normativa

La legalizzazione di firme è l’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa (art. 15, 1° comma, legge 4 gennaio 1968 n. 15).
Funzione

La disciplina della legalizzazione è ispirata dall’esigenza pratica di rendere accettabile un documento da parte di soggetti diversi da coloro che lo hanno emanato.
Struttura

La legalizzazione è una dichiarazione che assicura autentica una sottoscrizione e attesta la qualifica del soggetto che l’ha apposta.
Natura giuridica

La legalizzazione ha la natura di un atto di certificazione; essa certifica solamente l’autenticità della sottoscrizione e la qualifica di chi ha sottoscritto, non certifica la validità del documento né la validità dell’atto contenuto nel documento. Le firme sugli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e che debbano fare stato in Italia sono legalizzate dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero; le firme apposte dagli organi delle rappresentanze consolari e diplomatiche italiane o dai funzionari a ciò delegati non sono soggette ad ulteriore legalizzazione (arte. 17, 2° comma, legge 15/1968).

La legge si è limitata a imporre la legalizzazione di tali atti, senza disciplinare espressamente le conseguenze della mancanza di legalizzazione; dalla interpretazione letterale della legge, bisogna ritenere che la legalizzazione è un onere a carico delle parti che abbiano interesse a far valere l’atto in Italia. Questa, come già detto, non è requisito per il perfezionamento del negozio, né per la sua validità, e tantomeno per la sua intrinseca efficacia.

L’atto posto in essere all’estero da autorità estere è valido, perfetto ed efficace per l’ordinamento straniero se sono state adempiute le prescrizioni di forma e di sostanza stabilite dallo stesso ordinamento straniero: esso, però, non può essere fatto valere in Italia, cioè non ha efficacia per il nostro ordinamento finché non viene effettuata la legalizzazione. Come riconosce ormai la Cassazione, la legalizzazione nei limiti in cui è richiesta costituisce un requisito indispensabile e insostituibile per l’utilizzazione in Italia degli atti esteri, salvo nei casi in cui vi siano dei trattati, bilaterali o multilaterali, che ne prevedano l’esenzione.

La legalizzazione attribuisce all’atto effetti ex nunc, nel senso che l’atto può essere utilizzato in Italia solamente dopo che esso sia stato legalizzato.

La traduzione del documento sottoposto a legalizzazione

Agli atti e documenti formati all’estero da autorità estere e da valere nello Stato, se redatti in lingua straniera, devono essere allegati una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un traduttore ufficiale (art. 17, 3° comma, legge 4 gennaio 1968 n. 15).

La traduzione ha la funzione di rendere immediatamente comprensibile il testo dell’atto straniero a chi parla la lingua italiana, evitando a chi prende visione del documento il problema della comprensione dei contenuti del medesimo; inoltre attribuisce particolari requisiti di certezza circa la rispondenza della traduzione al testo straniero.

L’art. 68 del regolamento notarile dispone che gli atti redatti in lingua straniera, ricevuti in deposito dal notaio debbano essere accompagnati dalla traduzione in lingua italiana, fatta e firmata dal notaio, se questi conosce la lingua straniera, o in caso contrario da un perito scelto dalle parti.

Secondo questo dettato legislativo, il notaio si può considerare come traduttore ufficiale, in quanto l’art. 68 del regolamento e la stessa legge notarile abilitano il notaio a tradurre testi stranieri di cui conosca la lingua. Difatti se il legislatore avesse voluto escludere la competenza del notaio, avrebbe utilizzato una formula tecnicamente meglio definita.

Inoltre, bisogna considerare che la legge ha abilitato alla qualità di traduttori i rappresentanti diplomatici o consolari all’estero, i quali offrono una garanzia di serietà, insita nella loro qualifica, che fa escludere la possibilità di una traduzione non corrispondente all’originale; peraltro, a nostro avviso, questa facoltà è stata loro assegnata proprio in forza di quanto detto dalla legge notarile e dal suo regolamento.

Ad ulteriore sostegno di questa tesi, si può osservare che il legislatore non ha mai dato la definizione di “traduttore ufficiale”, né ha mai istituito albi o ruoli dalla cui iscrizione si acquista la qualità di “traduttore ufficiale”; pertanto nell’attuale situazione di mancata definizione dei soggetti legittimati ad assumere la qualifica di “traduttore ufficiale” si deve ritenere che permangono in vigore tutte quelle norme che attribuiscono ad un soggetto la facoltà di compiere “traduzioni ufficiali”. La conclusione è in armonia con l’art. 54 della legge notarile che autorizza il notaio (ma anche i funzionari consolari in quanto facenti le veci del notaio) a ricevere atti pubblici in lingua straniera da lui conosciuta.

Ricevere in deposito o allegare all’atto un documento estero non tradotto comporta infrazione dell’art. 54 legge notarile, in quanto l’allegato costituisce parte integrante e sostanziale dell’atto notarile.

Secondo altra opinione, invece, l’omessa traduzione in lingua italiana di documenti redatti in lingua estera e allegati ad atti italiani non costituirebbe contravvenzione all’art. 54 legge notarile in quanto detta prescrizione si riferirebbe alla sola redazione dell’atto notarile, per cui, la mancata traduzione di una procura allegata non comporterebbe né la nullità dell’atto, né la sanzione della sospensione comminata dall’art. 138 n. 2 della legge notarile.
La traduzione della legalizzazione.

Secondo un orientamento giurisprudenziale della Suprema Corte, dovendo gli atti notarili essere redatti in lingua italiana, l’omessa traduzione, anche della sola formula legalizzatrice, apposta ad un documento estero allegato, e perciò formante parte integrante e inscindibile dell’atto, costituisce integrazione dell’art. 54 legge notarile. Infatti, considerato che la necessità della traduzione è imposta affinché nulla dell’atto redatto all’estero rimanga di non facile e diretta comprensione, è necessaria la traduzione della formula legalizzatrice, giacché non vi è ragione giuridica e logica per porre differenze tra uno o altro elemento dell’atto in lingua straniera. Di contro, la dottrina e la giurisprudenza di merito, ritengono che non sia necessario tradurre la formula di legalizzazione, in quanto questa costituirebbe un elemento intrinseco dell’atto.

Soggetti legittimati in Italia alla legalizzazione

La legalizzazione di firme su atti e documenti formati in Italia e da valere all’estero nonché la legalizzazione di firme su atti e documenti formati in Italia e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare estera ivi residente, è di competenza degli organi centrali o periferici dello Stato o di quelli da questi delegati. Attualmente l’Italia ha delegato ai sensi dell’art. 6 legge 20 dicembre 1966 n.1253 (G.U. n.26 del 30 gennaio 1967) il Procuratore della Repubblica presso il tribunale nella cui circoscrizione si è formato l’atto per la competenza in tema di atti giudiziari, stato civile e notarili, mentre per gli altri atti amministrativi (es.: la firma del sindaco) il Prefetto territorialmente competente, eccetto che per la Valle d’Aosta (Presidente della Regione) e per le provincie di Trento e Bolzano (Commissario di Governo).

Le rappresentanze consolari dello stato interessato autenticano la firma del Procuratore della Repubblica, del Prefetto, del Presidente della Regione Valle d’Aosta o del Commissario di Governo per le provincie di Trento e Bolzano.

Le firme su atti e documenti formati all’estero e da valere in Italia sono di competenza delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero.
Nella legalizzazione vanno indicati il nome ed il cognome di colui la cui firma si legalizza.

Nel caso di atti stranieri, dovrà essere allegata una traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da una traduzione ufficiale.

Il Pubblico Ufficiale legalizzante dovrà indicare la data ed il luogo di legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell’ufficio.

Apposite convenzioni internazionali, in luogo della legalizzazione, prevedono l’apposizione della “Apostille” da parte delle competenti autorità.

APOSTILLE

La Convenzione dell’Aja

La Convenzione dell’Aja del 1961 ha svincolato gli Stati aderenti dalla necessità della legalizzazione, sostituendola con un’altra formalità chiamata “Apostille”, da apporsi sui documenti da valere fuori dallo Stato in cui sono stati formati.
Natura sostanziale dell’Apostille

Dal punto di vista sostanziale l’Apostille è un tipo di legalizzazione in quanto certifica la veridicità della firma, la qualità in cui il firmatario dell’atto ha agito e, se del caso, l’autenticità del sigillo o timbro di cui l’atto è munito (art. 3 della Convenzione).

Da un punto di vista formale, invece, con l’Apostille si è voluto semplificare la procedura di legalizzazione, unificandone la formula e stabilendo che il documento munito dell’Apostille, può essere immediatamente recepito nel territorio di tutti gli Stati della Convenzione senza bisogno di un’altra legalizzazione.

Per semplificare ulteriormente l’intelligibilità della formula legalizzatrice, la Convenzione ne ha fissato lingua, forma e contenuto. L’Apostille può essere redatta o nella lingua francese (lingua della Convenzione) o nella lingua ufficiale dell’autorità che l’ha rilasciata; in ogni caso l’intitolazione della legalizzazione deve essere sempre espressa nella forma francese di “Apostille” (art. 4).Inoltre il contenuto dell’Apostille deve essere esattamente conforme al modello allegato alla Convenzione (art. 4); e si noti che la Convenzione non si è limitata a prescrivere ciò che la formula deve contenere, ma si è spinta a standardizzare la stessa struttura fisica dell’Apostille, ponendo una numerazione progressiva delle righe di cui si compone e stabilendo quali parole devono essere riportate su ciascuna riga.

Proprio il fatto che la lingua, il contenuto e la struttura dell’Apostille trovano compiuta disciplina legislativa, porta a concludere agevolmente che, se pure si volesse dubitare che occorra la traduzione della legalizzazione, la necessità della traduzione dell’Apostille è sicuramente da escludere. Si potrebbe obiettare che il cittadino dello Stato in cui l’atto deve essere utilizzato ha il diritto di conoscere se il contenuto dell’Apostille sia conforme al testo di legge, soprattutto se è scritto in caratteri diversi (quali, ad esempio, il greco o il giapponese, Stati che hanno ratificato la Convenzione). E’ agevole ribattere che la formula deve iniziare col titolo “Apostille”, il quale deve essere necessariamente scritto in francese, per cui ognuno è immediatamente posto a conoscenza di quale tipo di legalizzazione è stato adottato, proprio perché ogni riga di cui si compone l’Apostille deve essere numerata e vi devono essere riportate le parole indicate dalla Convenzione: il che rende di facile e immediata comprensione il contenuto della stessa, indipendentemente dalla lingua e dai caratteri usati.

Tutto ciò porta ad escludere con assoluta certezza la necessità di traduzione dell’Apostille apposta ad un documento da valere in Italia.

ESENZIONE DA LEGALIZZAZIONE E DA APOSTILLE

E’ prevista dalle Convenzioni di seguito elencate e riguarda i Paesi e gli atti per ciascuna di esse indicati:

Convenzioni bilaterali valide per tutti gli atti notarili

1. A) Convenzione 30 giugno 1975
   ratificata con la legge 2 maggio 1977, n. 342 (art. 14) Paese: Austria. Atti: “Gli atti pubblici formati da (rectius: in) uno dei due Stati da… un Notaio e che siano provvisti del sigillo d’ufficio, hanno nell’altro Stato il medesimo valore, quanto alla loro autenticità, degli atti pubblici formati in tale Stato, senza necessità di alcuna legalizzazione o formalità analoga. Analogamente, gli atti privati redatti in uno dei due Stati e la cui autenticità sia attestata da… un Notaio di tale Stato, non hanno bisogno nell’altro Stato di alcuna legalizzazione o formalità analoga”.
2. B) Convenzione 6 aprile 1922

ratificata con la legge 19 luglio 1924, n. 1559 (artt. 19-20) Paese: Cecoslovacchia. Atti: “Gli atti pubblici che siano stati redatti sul territorio di una delle Alte Parti Contraenti dalla competente autorità pubblica e siano provvisti del sigillo d’ufficio, hanno sul territorio dell’altra Parte il medesimo valore, quanto alla loro autenticità, degli atti pubblici redatti nel territorio di questa, senza necessità di legalizzazione…” La legalizzazione… non è richiesta per gli atti privati… autenticati… da un Notaio pubblico”.

1. C) Convenzione 12 gennaio 1955

ratificata con la legge 19 febbraio 1957, n. 155 (art. 23) Paese: Francia. Atti: tutti gli atti notarili.

1. D) Convenzione 3 dicembre 1960

ratificata con legge 12 agosto 1962, n. 1368 (art. 20) Paese: Jugoslavia. Atti: tutti gli atti notarili.

1. E) Convenzione 7 giugno 1969,

ratificata con legge 12 aprile 1973, n. 176 (art. 1, co. 1 e 3) Paese: Repubblica Federale Tedesca. Atti: “Gli atti e documenti pubblici rilasciati in uno degli Stati contraenti e muniti del sigillo… possono essere usati nell’altro Stato contraente senza necessità di alcuna legalizzazione… Atti e documenti pubblici sono considerati…gli atti e documenti notarili. L’autenticazione apposta su una scrittura privata … da un Notaio … non ha bisogno di alcuna legalizzazione diplomatica”.
Convenzione multilaterale valida per qualsiasi atto notarile

Convenzione di Bruxelles

del 25 maggio 1987 relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri della Comunità Europea (legge 24 aprile 1990, n. 106).La Convenzione entrerà in vigore 90 giorni dopo la data del deposito degli strumenti di ratifica, di accettazione, o di approvazione, da parte di tutti gli Stati membri della Comunità Europea; ciascuno Stato può tuttavia, al momento del deposito del proprio strumento di ratifica, di accettazione o di approvazione, o in ogni altro momento successivo fino alla sua entrata in vigore, dichiarare che l’accordo è applicabile nei suoi confronti nelle sue relazioni con gli Stati che avranno fatto la medesima dichiarazione, 90 giorni dopo la data del deposito. Nel caso di fondati dubbi sul documento straniero, possono essere richieste informazioni all’autorità centrale all’uopo designata dallo Stato di provenienza. Questa Convenzione è per ora in vigore soltanto fra Italia, Danimarca e Francia, unici Stati ad avere effettuato la dichiarazione di immediata esecuzione.
Convenzione multilaterale valida per taluni atti notarili

Convenzione di Atene

del 15 settembre 1977 sulla dispensa da legalizzazione per taluni atti e documenti (legge 25 maggio 1981, n. 386).Concerne gli atti e documenti riguardanti lo stato civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la loro nazionalità, il loro domicilio o la loro residenza, qualunque sia l’uso al quale sono destinati nonché tutti gli altri atti e documenti che vengono prodotti per la celebrazione di un matrimonio o per la formazione di un atto di stato civile; il suo interesse per il Notariato è limitato agli atti notarili concernenti la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, quali il riconoscimento del figlio naturale; è invece controversa la sua applicazione alle convenzioni matrimoniali. E’ in vigore per i seguenti paesi: Lussemburgo, Francia, Olanda, Portogallo, Spagna, Turchia e Austria.
Convenzione di Washington

del 16 ottobre 1973, ratificata dall’Italia con legge 29 novembre 1990, n. 387, che istituisce una legge uniforme sulla forma del c.d. “testamento internazionale”. Dispone all’art. 6 che le firme del testatore, della persona abilitata e dei testimoni, sia sul testamento internazionale che sull’attestato, sono dispensate da ogni legalizzazione; tuttavia le autorità competenti di ogni Paese contraente possono, se del caso, accertarsi dell’autenticità della firma della persona abilitata. In vigore per l’Italia dal 16 novembre 1991 (vedi G.U. n. 171 del 23 luglio 1991).
Convenzione dell’Aia

del 5 ottobre 1961, ratificata con la legge 20 dicembre 1966, n. 1253. Allorquando non vi sia un trattamento di esenzione secondo le convenzioni sopra riportate, si applica la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n. 1253, che ha sostituito la legalizzazione con la formula della “Apostille”. In questo caso non vi è, come nella legalizzazione, l’intervento dell’Autorità consolare straniera dopo quello dell’autorità nazionale, ma soltanto l’intervento di quest’ultima, che appone la Apostille. Nel nostro Paese l’Apostille viene apposta, per gli atti notarili, giudiziari e dello stato civile dai Procuratori della Repubblica presso i tribunali nella cui giurisdizione gli atti medesimi sono formati. Per gli altri atti amministrativi (es. la firma del Sindaco) il Prefetto territorialmente competente, eccetto che per la Valle d’Aosta (Presidente della Regione) e per le provincie di Trento e Bolzano (Commissario di Governo).

Gli Stati tra quali è in vigore tale Convenzione sono: Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Bahamas, Barbados, Belgio, Belize, Bielorussia, Bosnia Erzegovina, Botswana, Brunei, Darussalam, Cipro, Croazia, El Salvador, Federazione Russa, Figi, Finlandia, Francia (comprende tutti i territori della repubblica Francese e, in accordo con la Gran Bretagna, le Nuove Ebridi), Germania, Giappone, Grecia, Hong Kong (in dubbio dopo l’unione con la Repubblica Popolare Cinese), Irlanda, Israele, Italia, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Norvegia, Panama, Portogallo (comprende tutti i territori della Repubblica del Portogallo), Regno dei Paesi Bassi (che comprende i seguenti territori: Antille Olandesi, Aruba), Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord (UK) (comprende i seguenti territori: , Repubblica Federativa Jugoslava, Spagna, Seychelles, Souaziland, Stati Uniti d’America, Suriname, Svizzera, isole Tonga, Turchia, Ungheria.

Per quanto concerne il problema, che talvolta si presenta, di un atto che pur provenendo da uno Stato contraente della Convenzione dell’Aia del 1961 è provvisto di legalizzazione e non di “Apostille”, si ritiene che, essendo la legalizzazione “un majus rispetto all’Apostille” la assorba e la sostituisca.